De quelle façon garantir le meilleur accueil ?


Les 5 règles d’or à maîtriser :

Une organisation parfaite :

Il faut savoir anticiper le déroulement d’un événement : le lieu, la date, l’envoi des invitations… Mais, la clé d’une organisation parfaite se traduit par l’accueil des hôtes et des hôtesses présents lors de l’arrivée des visiteurs. Le saviez-vous ? Les plus gros salons recrutent des hôtes et des hôtesses jusqu’à 6 mois avant le jour J pour garantir une hospitalité irréprochable.

Recruter les meilleurs :

Chaque entreprise doit adapter sa politique de formation à son hôte en fonction de l’événement qui lui a été soumis. Les hôtes et hôtesses doivent représenter au mieux l’événement ou l’image de l’entreprise, ils doivent également connaître les attentes du client (qui sont les visiteurs, quel type de visiteurs sur les événements ou congrès…). L'agence d'hôtesses en charge de l’accueil doit donc s’assurer que le profil de l’hôte ou hôtesse est en adéquation avec les attentes du client (multilingue, savoir-faire, savoir-être, parfaite connaissance du domaine d’activité...). Abscisse Agency met en œuvre des moyens de recrutement exemplaire qui permettent de sélectionner les meilleurs hôtes et hôtesses, afin que l’accueil corresponde exactement à ce que vous souhaitez.

Des hôtes et hôtesses qui s’adaptent à tous types d’accueil :

 Un accueil irréprochable se traduit par l’anticipation des flux de visiteurs. Il faut savoir quels types de visiteurs il y aura. Pour un accueil de ce type, c’est l’expérience qui prime. L’accueil doit être adapté à tous les types d’accueil : plannings parfait, hôtes volants pour guider les visiteurs, prévoir les flux abondants de visiteurs ou encore accueillir de façon privilégié la presse et le visiteurs VIP.

S’adapter à toutes les situations :

Lors d’un événement, il n’est pas rare qu’il y ait des imprévus. Pour y faire face, il est indispensable que l’hôte ou l’hôtesse fasse preuve de grande patience et garde son sang-froid.  Un bon accueil repose sur l’écoute et la confiance entre les équipes. Que l’hôte soit autonome ou non, l’accueil requiert un encadrement pour faire face aux incidents ou aux demandes inhabituelles. Tout en faisant face aux imprévus, l’hôte doit être capable de garder le sourire tout en étant calme.

Une maîtrise absolue du domaine d’activité des clients :

La connaissance des entreprises pour un hôte ou pour une hôtesse est un point fort pour l’agence qui les emploient. En effet, les hôtes et les hôtesses sont les premiers représentant de l’agence lors d’un événement ou lors de l’accueil en entreprise. De la tenue vestimentaire au savoir-être, tout doit être irréprochable. Lorsqu’un client à une interrogation ou une demande, les hôtes et hôtesses d’accueil sont les interlocuteurs privilégiés. Grâce à une parfaite connaissance du domaine d’activité de l’entreprise représentée, les hôtes et hôtesses seront en mesures de répondre à toutes les questions posées. De même, ils seront également aptes à guider les visiteurs vers les salariés de l’entreprise les plus aptes à répondre à leur demande. Un accueil réussi passe par les compétences des hôtes et des hôtesses.

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